Da un approccio tradizionale, didascalico e poco efficace, ad uno più innovativo, emozionale e basato sul significato.
Quante volte ci è capitato di assistere a una presentazione e di non vedere l’ora che… sia finita!
Sbadigli, guardi l’orologio, giochi con lo smartphone, fai mentalmente la lista della spesa. E magari questo succede anche davanti ad argomenti importanti, che ti riguardano direttamente.
A volte, o molto spesso se sei un manager, toccherà a te essere il relatore. Che sia la presentazione di un nuovo progetto al proprio team, l’illustrazione di un business plan a un possibile finanziatore, un piano di incentivi al proprio capo. Obiettivo numero 1? Che siano loro a non addormentarsi a causa tua!
Scherzi a parte, il tuo obiettivo principale sarà sicuramente PERSUADERE il tuo interlocutore, ovvero, dare una informazione che spinga a una azione (comprare il tuo prodotto, far passare una tua proposta, farsi finanziare un progetto)
Se una presentazione non riesce a muovere qualcosa in chi ascolta non è utile: le parole hanno la capacità di cambiare le cose ed è in questo senso che devi lavorare
È stato calcolato che vengono illustrate circa 350 presentazioni ppt o keynote al secondo in tutto il mondo: un oceano di dati, di immagini, di font improbabili e di ancora più improbabili effetti.
Mentre tu desideri che il tuo pubblico non si annoi, la lotta per l’attenzione diventa sempre più difficile: a complicare le cose subentra il fatto che oggi le persone non sono costrette ad ascoltarci, anche se fisicamente presenti. Possono guardare lo smartphone e leggere le mail, twittare, chattare, usare i Social Network.
Come distinguersi? Come raggiungere il proprio obiettivo?
Il contenuto
Innanzitutto, ovviamente, non si deve prescindere dal contenuto.
Prima di iniziare, devi decidere quale messaggio principale o quali informazioni desideri che la gente ricordi una volta terminata la presentazione: la call to action deve essere chiara a te per primo e tutto il resto della presentazione deve essere costruito a partire da questo.
Quindi isola un concetto e rendilo memorabile. Puoi definire il tuo obiettivo con una sola frase? Allora hai fatto centro.
Per scegliere poi il punto di vista con cui presentare il tuo messaggio, l’accorgimento migliore è quello di partire dal problema che la tua proposta risolve. In questo modo farai percepire l’importanza delle proposte che porti avanti. La persuasione infatti non parte da un servizio/prodotto che propongo ma da un problema per cui il prodotto rappresenta una possibile soluzione.
È quindi fondamentale rendere empatica la propria presentazione, ovvero mettersi nei panni dell’interlocutore per capire quale sia il problema che ha.
Per fare un esempio pratico, non interessa a nessuno sapere quanto sei bravo a vendere: al tuo team di venditori interesserà sapere come LORO potranno aggirare la crisi del mercato e incominciare a VENDERE e guadagnare. Devono assaporare come si sentiranno quando raggiungeranno il budget a loro prefissato grazie alle soluzioni da te proposte. L’intento di una presentazione è quello di gratificare il pubblico: ricordalo sempre: per questo motivo stai alla larga da qualsiasi atteggiamento autoreferenziale. Il protagonista – il super eroe – deve essere il tuo interlocutore, tu sarai il mentore che lo guida nella strada del successo.
In senso più ampio, la tua prima preoccupazione deve essere quella di mettere il pubblico al centro, ottimizzando la Audience Experience.
Avvicinati il più possibile al linguaggio del tuo pubblico, entra nel vivo dell’esperienza di chi ti sta di fronte, proponi un linguaggio e degli esempi che per il tuo pubblico siano famigliari e rilevanti.
Quindi una presentazione di successo non può prescindere dalla conoscenza del pubblico. Ecco qualche esempio di domande che devi porti: “chi è il mio pubblico? Perché sta ascoltando la mia presentazione? Cosa gli interessa? Che cosa conosce già su questo argomento? Ricorda: riuscire a cucire la presentazione sul tuo pubblico è uno dei fattori di successo di una presentazione.
Un altro importante accorgimento è quello di ridurre le informazioni. Una volta che hai chiaro quale messaggio principale desideri, prendi tutte le informazioni e riducile. Presenterai solo le informazioni di cui il pubblico non può fare a meno. Fai attenzione inoltra a non scrivere nelle slide tutto (o peggio ancora di più) di quello che hai intenzione di dire a voce. Il pubblico non può leggere ed ascoltare contemporaneamente con la stessa attenzione e – per di più – alle persone non piace sentire il relatore ripetere le stesse cose scritte nella presentazione. Anche la semplicità è persuasione.
Riassumendo: poche informazioni chiave, organizzate intorno ad un obbiettivo/soluzione , e con prove oggettive che avvalorino la credibilità di ciò che dici: ecco la formula vincente per pianificare la tua presentazione dal punto di vista contenutistico
La presentazione
Passando ad un secondo livello di progettazione, sappi che i anche i migliori contenuti rischiano di perdere efficacia se presentati senza una struttura comprensibile e facilmente memorizzabile e di buon impatto emozionale.
La presentazione deve essere gradevole ed efficace.
Usa molte immagini, in modo tale da colpire l’emotività dei tuoi interlocutori. Una slide di solo testo è meno efficace di una slide in cui il testo è supportato da una immagine che lo renda esplicito. Ricorda: le persone memorizzano il 10% di quello che ascoltano e il 65% di ciò che vedono ed ascoltano Allo stesso modo, puoi utilizzare i colori, perché anche il colore suscita emozioni nel pubblico. Se ci sono molti numeri e dati, prediligi grafici informativi. Un classico grafico a torta è molto più efficace di una tabella con percentuali.
Aiuta le persone a memorizzare le parti salienti della tua presentazione elaborando delle intestazioni efficaci che diano enfasi ai contenuti più importanti. Pensa a frasi brevi ed orecchiabili; inserisci metafore e citazioni per rendere più incisivo il tuo messaggio.
Il public speaking
Infine, ricorda che la tua presentazione deve essere una vera e propria performance di public speaking.
Il tuo speech deve essere coinvolgente, memorabile, avvincente e non didascalico. Intrattenere il pubblico corrisponde a farlo sentire speciale e di riflesso a rendere speciale la tua presentazione.
Perciò, sii un oratore coinvolgente, ottimista e entusiasta. Sii stimolante. Trova modi per ispirare il tuo pubblico: crea un collegamento emotivo al materiale che stai presentando, perché è attraverso le emozioni che si fissa il ricordo e si spinge all’azione. Se non sei tu il primo ad essere eccitato, nemmeno il tuo pubblico lo sarà.
E ricorda:
Le persone non ricordano esattamente ciò che hai fatto e ciò che hai detto, ma si ricorderanno per sempre come le hai fatte sentire. Maya Angelo